Videounterweisungen für die Scanstellen der Justiz

Einleitung Scanvorbereitung: Die Grundlage für die Vorbereitung zum Scannen ist die Postsortierung. Hier werden alle Eingänge geöffnet und nach Kammern sortiert. Die Scanvorbereitung umfasst die Scanstapelbildung mittels farbigen Trennblättern, der im nachfolgenden Schritt über den Einzugsscanner digitalisiert wird.

Die Scanvorbereitung besteht aus der Strukturierung und der Vorbereitung der Scanstapel. Im Rahmen dieser Vorbereitung werden alle Dokumente in eine scanfähige Form gebracht. Zur Strukturierung der Scan-Dokumente werden Trennblätter verwendet, die die Struktur für die spätere elektronische Akte vorgeben.

Das Stapelvorblatt: Beginnen wir die Strukturierung mit dem Stapelvorblatt. Dieses Blatt muss sich im Scan über den Einzugsscanner immer vor jedem Scanstapel befinden. Es ist das oberste Blatt, das auch bei der Einlage in den Scanner zu sehen sein muss.

Das blaue Dokumententrennblatt: Das Dokumententrennblatt wird verwendet, um Schriftstücke oder Anlagen voneinander zu trennen. Sie können nach einem Anschreiben, einem Erlass, einem Urteil oder anderen führenden Schriftstücken weitere Seiten zum gleichen Aktenzeichen strukturiert mit dem blauen Einlegeblatt trennen.

Das Pakettrennblatt: Das Pakettrennblatt trennt die Aktenzeichen des Schriftguts aus der Postmappe voneinander. In einem Scanstapel können so viele Dokumente mit mehreren Aktenzeichen in einem Scanvorgang verarbeitet werden, ohne die Schriftstücke mit unterschiedlichen Aktenzeichen einzeln scannen zu müssen.

Das Signaturtrennblatt: Das rosafarbene Dokumententrennblatt-Signatur strukturiert nach führenden Schriftstücken und Anlagen und wird verwendet, wenn das zu strukturierende Schriftstück handschriftlich, gerichtlich unterschrieben ist oder wenn es sich bei dem Gesamtschriftgut um eine Akte handelt.

Das Markierblatt für rückgabepflichtige Dokumente: Das orangefarbene Markierblatt für rückgabepflichtige- oder im Original aufzubewahrende Dokumente zeigt an, dass an dieser Stelle ein Urkundenscan eingefügt werden soll, der nicht mittels Einzugsscanner verarbeitet werden kann. 

Alle Dokumententrennblätter verfügen über einen Barcode, der dem Scanprogramm die digitale Strukturierung der eingescannten Unterlagen vorgibt. Diese Blätter werden in den nachfolgenden Arbeitsschritten nicht mehr angezeigt, sondern bilden nun die Struktur des Scanstapels ab.

Das weiße Trennblatt beschriftet mit „Anlagen und Originale“, wird für nicht scanbare Dokumente als Ersatzbeleg in den Scanstapel eingefügt. Das können beispielsweise Datenträger wie USB-Sticks oder CDs sein, die relevante digitale Dokumente für das Verfahren enthalten.

Liegen den zu scannenden Unterlagen Abschriften bei, dann müssen diese nicht mehrfach eingescannt werden. Statt der Mehrfachausfertigungen wird das lilafarbene Trennblatt für Abschriften und Überstücke vor das Dokument in den Scanstapel einsortiert.

Akten in Papierform oder Akten, die ans Gericht überführt werden, können auch digitalisiert werden. Es ist wichtig zu beachten, dass beim Scannen dieser Akten statt der blauen Dokumententrennblätter stets rosafarbene Signaturtrennblätter zur Strukturierung des Scanstapels verwendet werden müssen.

In der Regel werden Posteingänge ohne Aktenzeichen in die Registratur geleitet und anschließend zum Posteingangsscan in die Scanstelle des Gerichts gebracht. Es ist auch möglich, Dokumente ohne Vergabe eines Aktenzeichens zu scannen, wenn das vom Gericht so vorgesehen ist.

Zur Erstellung der Scanstapel, geben Schriftstücke des Posteingangs und besonders die einer Akte, unterschiedliche Hinweise auf Zusammengehörigkeit. Unter Berücksichtigung der Dienstanweisung, beginnen Sie nun mit der Sichtung der Unterlagen und ordnen die Schriftstücke entsprechend.

Anlagen werden immer als ein Dokument betrachtet. Bei Rückläufern gehören die Briefumschläge zum Dokument und werden nach Dienstanweisung geschlitzt. Aktendeckel von zu scannenden Akten können über den Oberlichtscanner gescannt und als QR-Code in den Scanstapel eingefügt werden. 

Sollten im Posteingang oder in einer zu scannenden Akte Abschriften vorhanden sein, so müssen diese nicht zum Originalschriftsatz eingescannt werden. Die Abschriften werden mit einem lilafarbenen Abschriften / Überstücke-Einlageblatt obenauf auf einen separaten Stapel abgelegt.

Gegenstände und nicht scannbare Dokumente sind in der Dienstanweisung für das Scannen definiert – hier gehen wir von Beispielen wie Datenträgern, übergroßen Dokumenten wie Zeichnungen, Plänen, Broschüren oder Asservaten aus, die nicht mittels Einzugs- oder Oberlichtscanner verarbeitet werden können.

Gerichtliche Schriftstücke, die handschriftlich unterzeichnet wurden, müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur durch den Urkundsbeamten der Geschäftsstelle versehen werden. Um diese Dokumente im Scanstapel zu kennzeichnen, wird das Dokumententrennblatt-Signatur in den Stapel eingelegt.

Dokumente, die sich für den Einzugsscanner nicht eignen, wie zum Beispiel Urkunden oder gesiegelte Schriftstücke, können über den Aufsichtsscanner digitalisiert werden. Bei der Strukturierung des Scanstapels, wird anstelle dieser Dokumente, das orangefarbene Markierblatt für Rückgabepflichtige Dokumente eingefügt.

Scanpakete sind Schriftstücke und Dokumente des in den Einzugsscanner einzulegenden Scanstapels, die durch Pakettrennblätter voneinander abgetrennt sind. Ein Scanpaket ist auch das Stapelsegment zwischen dem Stapelvorblatt bis zum Ende des Scanstapels oder bis zum ersten Pakettrennblatt im Stapel.

Alle Anlagen, Abschriften, Überstücke und nicht scannbare Dokumente werden als Dokumentenstapel zusammengefasst und mit einem Gummiband fixiert. Auf dem, mit dem fixierten Gummiband erstellten Stapel, wird der Scanstapel obenauf gelegt und beide Stapel mit einem zweiten Gummiband fixiert.